Rozwój przedsiębiorstwa niemal zawsze oznacza większe zapotrzebowanie na ludzi. Nowe kontrakty, kolejni klienci, większa produkcja czy uruchomienie dodatkowego magazynu wymagają odpowiedniego zaplecza kadrowego. Problem pojawia się wtedy, gdy firma nie wie jeszcze, czy zwiększone zapotrzebowanie utrzyma się przez kilka miesięcy, czy stanie się nowym standardem.
Tworzenie kolejnych stałych miejsc pracy nie musi być jedyną możliwością. W wielu branżach część zapotrzebowania na personel ma charakter okresowy. Dlatego przedsiębiorstwa coraz częściej budują podstawowy zespół w oparciu o stałą kadrę, a przy większej liczbie zleceń korzystają z bardziej elastycznych rozwiązań.
Większa liczba zamówień nie zawsze oznacza potrzebę stałego zatrudnienia
Wyobraźmy sobie zakład produkcyjny, który standardowo realizuje określoną liczbę zamówień miesięcznie. Pojawia się jednak nowy klient zainteresowany dużym kontraktem na najbliższe pół roku.
Firma potrzebuje dodatkowych osób, ale na tym etapie nie wie jeszcze, czy współpraca z klientem będzie kontynuowana. Zatrudnienie kilkunastu nowych pracowników na potrzeby jednego projektu może więc oznaczać powstanie kosztów, które pozostaną również wtedy, gdy liczba zamówień ponownie spadnie.
Podobne sytuacje występują w logistyce, magazynowaniu, e-commerce, handlu oraz wielu przedsiębiorstwach usługowych. Skala działalności potrafi zmieniać się znacznie szybciej niż struktura organizacyjna firmy.
Stały zespół i elastyczne wsparcie mogą się uzupełniać
Podstawą przedsiębiorstwa zazwyczaj pozostaje jego własna kadra. To osoby posiadające doświadczenie, znajomość procedur oraz wiedzę potrzebną do prawidłowego funkcjonowania organizacji.
Nie oznacza to jednak, że każda dodatkowa potrzeba kadrowa musi prowadzić do tworzenia kolejnego stałego stanowiska.
Przedsiębiorstwo może utrzymywać zespół odpowiadający jego standardowemu poziomowi działalności, a dodatkowe osoby angażować w momentach większego obciążenia. Dzięki temu struktura zatrudnienia łatwiej dostosowuje się do aktualnej sytuacji biznesowej.
Wynajem pracowników przy realizacji większych projektów
Jedną z możliwości zwiększenia dostępnych zasobów kadrowych jest wynajem pracowników. Rozwiązanie to może być brane pod uwagę przede wszystkim wtedy, gdy przedsiębiorstwo potrzebuje większej liczby osób w stosunkowo krótkim czasie.
Dotyczy to chociażby uruchomienia dodatkowej zmiany produkcyjnej, zwiększenia obsady magazynu czy realizacji projektu, którego wykonanie wymaga czasowego powiększenia zespołu.
Dla przedsiębiorstwa ważna jest przede wszystkim możliwość reagowania na aktualne zapotrzebowanie. Jeżeli liczba zleceń rośnie, można zwiększyć zasoby. Gdy sytuacja wraca do standardowego poziomu, nie ma potrzeby utrzymywania nadmiernie rozbudowanej struktury wyłącznie na wypadek kolejnego okresu wzmożonej pracy.
Leasing pracowniczy jako element planowania zasobów
W podobnym kontekście można spotkać określenie leasing pracowniczy. Firmy interesują się tego rodzaju rozwiązaniami przede wszystkim ze względu na możliwość bardziej elastycznego podejścia do organizacji zespołu.
Nie chodzi przy tym wyłącznie o sytuacje awaryjne. Zapotrzebowanie na dodatkowe osoby można często przewidzieć z dużym wyprzedzeniem.
Jeżeli przedsiębiorstwo wie, że w określonych miesiącach każdego roku produkcja wzrasta, może uwzględnić dodatkowy personel już na etapie planowania. To samo dotyczy magazynów przygotowujących się do sezonowych szczytów sprzedażowych czy firm, które cyklicznie realizują większe kontrakty.
Zarządzanie personelem staje się wówczas częścią planowania operacyjnego, a nie reakcją na nagły brak rąk do pracy.
Pracownicy tymczasowi a sezonowość biznesu
Niektóre przedsiębiorstwa funkcjonują w branżach, w których sezonowość jest naturalną częścią działalności. W określonych miesiącach liczba zamówień może być nawet kilkukrotnie większa niż w pozostałej części roku.
W takich przypadkach pracownicy tymczasowi mogą uzupełniać podstawowy skład zespołu w najbardziej intensywnych okresach.
Dobrym przykładem jest e-commerce. Przed świętami, podczas Black Friday czy większych kampanii promocyjnych liczba zamówień potrafi gwałtownie wzrosnąć. Magazyn potrzebuje wtedy większej liczby osób zajmujących się kompletacją, pakowaniem i przygotowaniem przesyłek.
Po zakończeniu okresu zwiększonej sprzedaży zapotrzebowanie może natomiast powrócić do wcześniejszego poziomu. Stała liczba pracowników odpowiadająca największemu szczytowi sprzedażowemu oznaczałaby wówczas niewykorzystane zasoby przez pozostałą część roku.
Koszt pracownika to nie tylko wynagrodzenie
Podejmując decyzję o zwiększeniu zespołu, warto spojrzeć szerzej na koszty zatrudnienia. Wynagrodzenie jest tylko jednym z elementów.
Rekrutacja wymaga czasu działu HR lub osób odpowiedzialnych za zarządzanie firmą. Następnie dochodzą formalności, wdrożenie, szkolenia oraz czas innych członków zespołu poświęcony na przygotowanie nowej osoby do wykonywania obowiązków.
Przy pojedynczej rekrutacji koszty organizacyjne mogą być stosunkowo niewielkie. Jeżeli jednak w ciągu kilku tygodni przedsiębiorstwo musi pozyskać kilkanaście lub kilkadziesiąt osób, proces staje się znacznie bardziej wymagający.
Dlatego porównując różne sposoby zwiększenia zespołu, warto brać pod uwagę zarówno bezpośrednie wydatki, jak i czas potrzebny do uzyskania pełnej obsady.
Jak określić, ilu dodatkowych osób naprawdę potrzebuje firma?
Przed rozpoczęciem rekrutacji warto dokładnie przeanalizować źródło zwiększonego zapotrzebowania. Sama informacja, że „potrzebujemy więcej ludzi”, nie daje jeszcze odpowiedzi na pytanie, jaki model będzie najlepszy.
Znaczenie ma przede wszystkim przewidywany czas większego obciążenia, liczba potrzebnych osób, rodzaj wykonywanych zadań oraz możliwość dalszego rozwoju projektu.
Jeżeli nowe stanowisko ma mieć charakter stały i kluczowe znaczenie dla przedsiębiorstwa, tradycyjna rekrutacja może być najlepszym wyborem. Jeżeli jednak dodatkowe osoby potrzebne są na trzy miesiące, pół roku lub jedynie podczas sezonowego wzrostu zamówień, warto rozważyć rozwiązania zapewniające większą elastyczność.
Elastyczność kadrowa może ułatwić bezpieczny rozwój
Rosnąca firma powinna być przygotowana zarówno na sukces nowych projektów, jak i na zmianę warunków rynkowych. Zbyt mały zespół może ograniczać możliwości przyjmowania kolejnych zleceń. Zbyt duży z kolei generuje koszty niezależnie od aktualnego poziomu sprzedaży.
Dlatego coraz większego znaczenia nabiera umiejętność dopasowywania zasobów kadrowych do rzeczywistych potrzeb.
Wynajem pracowników, leasing pracowniczy oraz pracownicy tymczasowi mogą być elementami takiego podejścia. W połączeniu ze stałą kadrą pozwalają przedsiębiorstwu reagować na większą liczbę zamówień, realizację nowych projektów czy sezonowe wzrosty bez konieczności każdorazowego trwałego rozbudowywania całej struktury zatrudnienia.
Dobrze zaplanowany zespół nie musi być największy. Powinien przede wszystkim odpowiadać aktualnej skali działalności i umożliwiać firmie sprawne reagowanie wtedy, gdy pojawia się szansa na dalszy rozwój.
